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德宏州地方税务局机关档案管理办法(试行)
日期:2014-04-24 15:27:36   来源: 浏览次数:

第一章   

 

      第一条  为进一步加强德宏州地方税务局档案管理工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》及其实施细则、《全国税务机关档案管理办法》、《云南省档案条例》和《云南省税务机关档案管理办法》,结合本局实际,特制定本办法。

      第二条  本办法适用于德宏州地方税务局机关。

      第三条  本办法所称的档案,是指德宏州地方税务局各部门(党组织、工青妇等)在工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式、不同载体的历史记录。

      第四条  档案管理工作,必须严格执行党和国家的安全保密制度,在确保档案的安全、保密、完整的情况下,搞好档案的利用工作。

      第五条  州局机关档案管理工作由局领导分管,办公室主管。在业务上接受上级机关和地方同级档案管理机关的指导和监督,并负责对下级地方税务机关的档案管理进行监督和指导,同时监督、指导本机关各部门对各种档案材料的收集、整理、鉴定、归档、统计等工作。  

   

第二章  综合档案室基本职责及档案员工作职

      第六条  德宏州地方税务局综合档案室基本职责

      一、宣传有关档案的法规政策,积极主动向主管领导请示汇报档案工作情况,争取领导及各部门重视关心、支持档案工作。

      二、依据档案法规,制定和完善本机关各种档案的管理办法,健全档案工作的各项规章制度。

      三、集中统一管理本机关各种门类和载体的档案,积极提供利用,开展档案业务活动,并维护档案的完   整与安全。

      四、编制档案、资料的检索工具,编写立卷说明、全宗介绍、历史沿革、大事记及重要文献、重大工作事项等史料汇编,积极提供档案信息为机关各项工作服务。

      五、监督、指导本机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档;对下级地税机关的档案工作进行检查、督促和业务指导。

      六、经常向上级地税部门和州档案局汇报档案工作情况,按规定向同级国家档案馆移交应当进馆的档案。

      第七条  德宏州地方税务局机关档案员工作职责

      一、认真贯彻执行《档案法》和有关档案工作规章制度。

      二、认真清点和检查机关各部门和直属单位移交的各类档案案卷和资料,发现问题及时解决。

      三、对已接收的档案、资料及时进行整理、鉴定、统计和排列上架。

        四、经常深入机关各部门和直属单位做好平时和年终文书立卷和专门档案的业务指导,注意典型经验的积累与推广。

     五、负责档案、资料的统计工作,定期清点核对档案、资料,做到账物相符。

      六、负责档案史料(全宗介绍、文件资料汇编)和必备检索工具的编写,做好档案、资料的提供利用工作。

      七、钻研业务,工作敬业,业务上精益求精,不断提高档案管理水平。

      八、档案人员工作变动时,必须办理移交手续方能离开岗位。

      第八条  机关各部门和直属单位内勤人员档案工作职责

     一、努力学习党和国家档案工作的政策法规及档案业务知识,不断提高业务素质,认真执行本机关档案管理各项制度。

      二、熟悉本部门工作职能和文件材料归档范围,做好平时文件材料的收发登记、分类和管理工作。

       三、负责本科室应归档文件材料、各种资料的收集、积累、整理、立卷和案卷的移交工作。

      四、机关各部门和直属单位的领导应对内勤人员的文件立卷归档工作给予支持并提供必要的工作条件。

      五、对本部门业务经办人员违反归档规定的现象,有权加以制止。

      六、做好纸质文件和电子公文的归档工作,将应归档的文件材料于次年4月份以前整理归档,并移交州局档案室。

   

第三章  档案归档和不归档范围

   

      第九条  为了科学、合理地加强州局档案的管理,完整、系统地保存好本机关在工作活动中形成的公文、簿册图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案,提高归档文件材料的质量,使归档文件科学化、系统化,适应机关各项工作的需要,根据有关规定,结合州局实际情况,界定州局机关文件材料的归档和不归档范围。

      第十条  归档范围

      一、会议文件

      (一)上级机关召开的与税务工作有关的会议文件。

      (二)同级机关召开的涉及税务工作的会议文件。

      (三)本级机关党组会议和局长办公会议、局务会议的文件材料。

      (四)本局机关党组织召开的会议文件材料(会议议程、工作报告、参会人员名单、记录、纪要)。

      (五)本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料。

      1.会议通知、参会人员名单、会议议程、报告讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料;

      2.会议讨论文件、典型材料、代表发言、简报;

      3.小组会议记录、参考材料。

      (六)本机关召开的一般专业会议文件材料(会议通知、讲话、报告、总结、纪要、重要的声像材料)。

     二、上级机关文件材料

      (一)上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件,以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

      (二)党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区、本机关工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料。

      (三)代上级机关草拟并采用的文件的最后草稿和印本。

      (四)上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。

      三、本级机关的文件材料

      (一)本机关工作计划、规划、实施方案、总结、信息、简报、工作动态、会议纪要。

      (二)本机关报上级机关的综合工作情况报告和重要的、一般的专题报告。

      (三)本机关发布、转发的有关税收工作方针政策性的、重要业务问题的、一般业务问题的文件材料。

      (四)本机关有关税收工作的请示、报告和上级机关的批复、指示;下级机关的请示、报告和本机关的批复批示;本机关内部各单位向机关领导的请示、报告及领导的批示。

      (五)本机关税务监察工作的各种文件、案件材料。

      (六)本机关关于税务行政复议工作的各种工作文件、案件材料。

      (七)本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件及签发稿、印制稿,重要文件的修改稿。

      (八)本机关的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本机关的批复文件。

      (九)本机关与其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。

      (十)反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料;

      (十一)本机关检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料。

      (十二)本机关或本机关汇总的统计报表的统计分析资料(包括计算机盘片等)。

      (十三)本机关形成的财务报表、凭证、账薄、审计等文件材料。

      (十四)机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。

      (十五)内容重要的人民来信、来访材料,领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要、调查处理报告、统计分析材料等。

      (十六)机关领导人在公务活动形成的重要信件、电报、电话记录,从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料。

      (十七)本机关有关征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料,本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。

      (十八)本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印章及机构、职能、人员编制等文件材料。

      (十九)本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料;

      (二十)本机关的历史沿革、大事记、年鉴,反映本机关重要活动事件的剪报、声象材料、荣誉奖励证书,有纪念意义的凭证性的实行和展览照片、录音、录象等文件材料。

      (二十一)本机关(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调动、培训、专业技术职务评定、聘任,党、团员、干部、职工人名册、报表,以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩、先进事迹等文件材料。

      (二十二)本机关干部、职工调动工作时开具的介绍信及存根。

      (二十三)本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。

      (二十四)本机关编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本。

      (二十五)本机关与有关单位签订的各种合同、协议书、工作来往文件等材料。

      (二十六)各种普查工作中形成的文件材料。

      四、同级和下级机关的文件材料

      (一)同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。

      (二)有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

      (三)同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

      第十一条  不归档文件材料的范围

      一、上级机关任免、调整组织机构、奖惩非本机关工作人员的文件,普发供参阅、不办的文件材料。

      二、上级机关发来供工作参考的抄件。

      三、上级机关征求意见未定稿的文件。

      四、本机关或上级机关、同级机关临时会议通知。

      五、重份文件。

      六、无查考利用价值的事务性、临时性文件。

      七、未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效的文件,一般文件的历次修改稿(重要法规文件的定稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

      八、从正式文件摘录的供工作参阅的非证明材料。

      九、无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信。

      十、机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等。

      十一、为参考目的从各方面搜集的文件材料。

      十二、同级机关和非隶属机关发来与本单位工作无关的文件材料。

      十三、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

      十四、越级抄送的、一般的不需要办理的文件材料。

      十五、下级机关抄报备案的一般性文件材料。

   

第四章  档案的分类

   

      第十二条  根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》、《机关档案业务建设规范》的规定,结合州局档案工作实际,制定州局机关档案分类方案。

      第十三条  分类方案适用于本局全部档案的分类、立卷、整理、编目、管理和提供利用。

      第十四条  基本大类及目录编排

      一、文书档案用字母“WS”表示

      按照“年度-组织机构-保管期限”的方法进行分类。

      二、科技档案:用字母“KJ”表示

      科技档案包括基建档案和设备仪器档案两种,基建档案是指德宏州地方税务局在基本建设工程过程中形成的文件材料、协议、合同、图纸等各种材料,主要指自建工程(办公楼、附属用房等工程)、租借、购买房地产、土地证、产权证等。设备仪器档案是指购置设备的报告、合同、使用说明书及管理活动中形成的材料、固定资产台账,主要包括办公设备、监控设备、交通设备等。按照:“科技档案类型--保管期限”的方法进行分类,全部定为永久,每年顺延编号。

      J    基建档案

      S    设备档案

      三、财务会计档案: 用字母KC”表示

       会计档案包括税收会计档案、税务经费总会计(二级账)、机关经费会计(三级账)、经营会计档案和基建会计档案和直属部门会计档案6种,按照“会计类型—会计文件形式—保管期限”分类方法进行分类,案卷号按最低一级类目顺延编号。

      (一)税收会计

      1.1税收会计年度财务报告、年报表—永久

      1.2税收会计月报、季报--10

      1.3税收会计总账、明细账及其他辅助账簿—15

     1.4税收会计凭证—15

      (二)税务经费总会计

      2.1税务经费会计年度财务报告—永久

      2.2税务经费会计现金日记账、银行存款日记账—25

      2.3税务经费会计总账、明细账及其他辅助账簿--15

      2.4税务经费会计月报、季报、银行对账单—5

      2.5税务经费会计凭证—15

      (三)机关经费会计

      3.1经费会计年度财务报告—永久

      3.2经费会计现金日记账、银行存款日记账—25

      3.3经费会计总账、明细账及其他辅助账簿—15

      3.4经费会计月报、季报、银行对账单—5

      3.5经费会计凭证—15

      (四)经营会计

      4.1经营会计年度财务报告—永久

      4.2经营会计现金日记账、银行存款日记账—25

      4.3会计凭证—15

      4.4经营会计总账、明细账—15

      (五)基建会计

      5.1基建会计年度财务报告—永久

      5.2基建会计现金日记账、银行存款日记账--25

      5.3基建会计总账、明细账—15

      5.4基建会计月报、季报、银行对账单—5

      (六)农税会计档案

      6.1会计年度财务报告—永久

      6.2会计总账、明细账—15

      6.3会计月报、季报、银行对账单—10

      6.4会计凭证—15

      注:永久保管的会计档案保管清册、会计档案销毁清册归入相应类别和年度的年度财务报告,保管15年的会计移交清册归入相应类别和年度的会计账簿之后。

      本机关每年形成的会计档案,应由形成部门按照归档要求,负责整理归档、装订成册、装盒并编制会计档案目录。上年形成的会计档案应在次年的一季度内立卷归档完毕;当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由形成部门保管一年,期满之后,由形成部门编制移交清册,移交本局机关综合档案室统一保管。

      四、声像档案:用字母SX表示

      声像档案是指州地税局在公务活动过程中产生的音像档案、视听档案。是以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形成的档案,包括照片、唱片、录音、录像档案等。分类方法采用:“声像档案类型—保管期限的方法进行分类,保管期限全部定为永久,案卷号按最低一级类目顺延编号。

      (一)照片

      1.公务活动照片

      2.实物档案照片

      (二)录音、录像、唱片

      五、实物档案:用字母“SW”表示

      指本单位在工作中形成的具有保存价值的荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌、字画以及废止的各种印章,获赠的纪念品、宣传品及反映本单位不同发展阶段的设备等物品,实物档案以件为保管单位,分类方法采用:实物档案类型—保管期限”的方法进行分类,保管期限全部定为永久,案卷号按最低一级类目顺延编号。

      (一)印章

      (二)奖牌、奖品、证书、锦旗、

      六、电子档案:用字母“DZ表示

      电子档案,是通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,目前仅指以光盘形式存储的电子档案。分类方法采用:“电子档案类别--年度--保管期限”进行分类。

      (一)文书类电子档案

      (二)会计类电子档案

      七、业务档案:用字母“YW表示

      本局业务档案主要指人事档案和稽查档案,按上级有关规定和要求进行归档和保管。

   

第五章  档案整理规则

   

      第十五条  档案整理原则要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

      第十六条  档案整理方法:

        一、鉴定:根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要,用历史的、辩证的、全面的、以及发展的、效益的观点,正确分析和鉴别档案保存价值,准确划分档案的保管期限。以《国家档案局第8号令》和州档案局审批的各单位《文书档案归档范围和保管期限规定》为标准,正确界定归档范围和保管期限,防止有档不归有文必档,完整、系统保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、账册、图表以及电子等各种载体的档案。

      二、“件”的界定

     “件”,是归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,多种文字形成的同一文件作为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件。来文与复文为一件,来文与复文中,同一年度的为一件;跨年度时各为一件。简报一期一件或几期一件。会议文件原则上每份文件为一件,一般会议文件可视情况作为一件。会议记录原则上一次会议记录为一件,也可一本(册)为一件。机关发文的文件签发单或收文的文件办理单与其后的文件一并归档,统计页数应加上文件签发单和文件办理单的页数。

      三、装订

     (一)归档文件应以件为单位进行,装订前应剔除不符合档案保管要求的金属物、塑料制品,装订材料应符合档案保护要求,一般采用不锈钢钉进行装订,对较厚件可用棉线三孔一线的方法装订,装订位置在文件左上角或左侧。

     (二)装订时,正本在前,定稿在后(定稿如为计算机打印的,与正本内容一致,并且无任何修改笔迹时,只需将文头纸或有领导签字的一页附在正本之后视为定稿归档);正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

      四、排列:在分类方案的最低一级类目内按事由原则结合时间或重要程度或按办理完毕、归档的先后顺序排列,会议文件、统计报表等成套性文件应集中排列。

      五、编号:归档文件在分类方案的最低一级类目内排列编号,按文件顺序从“1”开始标注。在归档文件首页上端的空白位置加盖归档章。归档章各项内容应使用蓝黑或黑色墨水填写。归档章格式见附图

   

全宗号

年度

室编件号

机构问题

保管期限

馆编件号

   

      全宗号:档案馆给立档单位编制的代号(州局机关134

      年  度:归档文件的形成年度,采用公元纪年,以四位阿拉伯数字表示。如“2003

      保管期限:填写永久、30年、10

      件    号:文件排列的顺序号。包括室编件号和馆编件号。室编件号是在归档文件整理时,归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号,按文件排列顺序从“1”开始标注。永久、30年、10年各编一个顺序号。馆编件号,暂不编写。

      六、装盒:将归档文件按照档案室编制的件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

    (一)档案盒封面全宗名称以条章代替手工填写。

    (二)卷脊内容靠下线盖章。

    (三)室编起止件号盖注时,采用中间拉横线,上下盖章的方法。

    (四)因蓝色容易出现字迹模糊,盖章颜色推荐采用黑色或蓝黑色,单位如从蓝色转为采用黑色或蓝黑色的,应从新的一个年度开始。

    (五)馆编件号和盒号不填。

    ()备考表填写要求

    1.单独附一页置于盒内文件之尾或直接写在盒内。备考表内容必须填写完整,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

    2.整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

    3.检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

    4.  期:归档文件整理完毕的日期。

   

第六章  档案的鉴定与销毁

   

      第十七条  本机关档案鉴定小组由分管档案工作的局领导担任组长,各科室局负责人担任副组长,成员由档案员及各科室局内勤组成,负责鉴定本机关各类档案的存毁。对已超过保管期限的室藏档案,经综合档案室初步鉴定,编造销毁清册并提出处理意见,经鉴定小组审核和单位负责人签字后方能销毁,并报上级主管部门备案。

      第十八条  凡鉴定、审查和批准销毁的档案,必须编制销毁清册一式两份,经鉴定小组成员鉴定后,一份存入档案,一份和档案销毁报告放入全宗卷内永久保管。

      第十九条  销毁档案时要严格执行保密制度,指定2人以上人员参加监销,将需要销毁的档案及时安全运送到指定地点销毁,然后在销毁清册上签字。

      第二十条  监销人员必须遵守保密纪律,待档案全部销毁完毕方能离开现场。

      第二十一条  会计档案保管期满,需要销毁时,由会计部门会同档案部门共同鉴定、审查,编造销毁清册,经局领导批准后方可销毁。

      第二十二条  监销人员在销毁会计档案之前,应认真清点核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

      第二十三条  任何部门和个人未经批准,不得私自销毁文件材料和各种档案。

   

第七章  档案的保密

   

      第二十四条  档案是党和国家的宝贵财富,保守党和国家的机密是档案工作者的职责,档案工作者要严格遵守《档案法》和《保密法》,树立严格的保密观点,认真执行保密法规和本机关的保密制度,保证档案的绝对安全。

      第二十五条  档案工作者是机要人员,对党的机密要守口如瓶,在任何场合,对任何人都不议论档案内容,不准将档案私自带出室外或借给他人。

      第二十六条  非档案室人员,未经允许,不准私自开柜查找档案或随便翻阅案卷。

      第二十七条  室藏档案原则上不准借出,特殊情况需借出的必须严格执行档案借阅制度,妥善保管;退回的案卷立即放入柜内,以防丢失和泄密。

      第二十八条  调出的档案材料,要妥善保管,不准带入公共场所,用后及时退回。

      第二十九条  档案人员一旦发现档案有丢失情况时,要及时向机关分管领导和有关部门报告,采取措施进行查找,并追究责任。

   

第八章  档案的利用及查阅

   

      第三十条  各科室及所属单位因工作需要借阅、利用综合档案室的档案、资料,必须填写《查阅档案利用登记表》,并在查阅室查阅。

      第三十一条  档案原件一般不借出档案室,因工作需要借出时,须经主管领导或办公室负责人批准;借出时间不得超过两星期。

      第三十二条  外单位人员查阅档案,必须持有手续完备的档案借阅介绍信、证明,经领导批准,方可按规定查阅。查阅档案不得带出,未经许可不准摘抄、拍照和复印。

      第三十三条  爱护档案资料,不准在档案上打点、划线、勾画涂改、折角、做记号,更不准涂改和撕、拆档案;借出的档案资料必须妥善保管,防止丢失、损坏,保持案卷完整无缺,不得转借他人,要按时归还。

      第三十四条  利用者必须遵守《中华人民共和国档案法》,未经分管领导批准,不得擅自公布档案内容。

   

第九章  档案的统计

   

      第三十五条  机关档案室要建立档案总目录、分类目录、专题目录、卷内目录、全引目录。做好各类档案的收进、销毁、实存等项目的登记和统计工作。

      第三十六条  根据上级档案部门的要求,做好我局各门类档案的种类、数量、设备、库房设施的统计,并按规定时间及时上报。

      第三十七条  统计工作必须做到实事求是,如实反应情况,提供的数据要真实、准确无误,不得虚报、瞒报、拒报。

   

第十章  档案库房管理及安全保卫

   

      第三十八条  档案库房是档案资料保管和贮存的基地,是提供利用档案的中心,必须由专人负责管理,非档案工作人员一般不得入内。

      第三十九条 档案库房内应采取有效的防护措施,设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的设施,确保档案的安全。

      第四十条  对接收入库的档案要严格检查,对有虫蛀、发霉及其他问题的档案须经科学处理后方可入库。

      第四十一条  库房内安置温湿度计,定时测记。库房的温度应控制在1424之间,相对湿度应控制在4560%之间。

      第四十二条库房内保持清洁,不得堆放与档案无关的物品。定期对案卷进行清点。

      第四十三条  杜绝事故隐患,严禁在档案室、查阅室、办公室内吸烟、起炊,凡属易燃易爆、腐蚀性、挥发性物品严禁带入室内。

   

第十一章  电子档案的归档保管

   

      第四十四条  电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,应建立一个适合于磁、光介质保存的环境,存放在防磁柜里,载体应直立排放,远离强磁场和有害气体等,要保证电子档案载体物理上的安全。

      第四十五条  要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容,还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为,电子档案来自各个方面,往往是在不同的电子计算机系统上形成的,且在内容的格式编排上也不尽一致,这种在技术和形式上的差异,必然导致在以后还原时,所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术,往往是已经过时的技术,这是科技进步所带来的必然结果。

      因此,除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术加以转换。

      第四十六条  要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案,必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法:一是保存电子档案相关支持软件,即在保存电子档案的同时,将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存,并与电子档案存储在一起,恢复时,使之按本来的面目进行显示;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品,因为这是最为稳妥的永久保存方法。

      第四十七条  要保证电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说,常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案,就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括:元数据;物理结构与逻辑结构的关系;相关的电子档案名称、存储位置及相互关系;与电子档案内容相关的背景信息等。

      第四十八条  要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响。因此,对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。定期检测,应每年1次,采用等距抽样或随机抽样的方式进行,样品数量以不少于10%为宜,以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查,确认载体表面是否有物理损坏或变形,外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测,采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体,须进行有效的修正或更新。应每四年拷贝一次,且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测与维护,必须进行严格管理,因为任何一次误操作,都可能使保存的电子档案遭到人为损害,甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

   

第十二章  声像档案的管理

   

      第四十九条  声像档案是地税全部档案的一个部类,是局机关档案的重要组成部分,必须由局机关综合档案室集中统一管理。

      第五十条  声像档案的归档范围

      一、上级机关领导视察、检查工作及参加州局召开的税务工作会议的讲话,现场指导、题词等重大活动摄录形成的声像材料。

      二、州局领导的重要活动,如参加各种重要会议上的讲话,下基层视察、检查工作等形成的声像材料。

      三、州局召开的各种重要会议形成的声像材料。

      四、主要基建工程、主要设备、建筑物、竣工验收中形成的声像材料。

      五、反映本局各个时期历史面貌的声像材料。

      六、各种重要的人身、设备事故和自然灾害现场摄像材料。

      七、具有特殊意义和保存价值的其他声像材料。

      第五十一条  声像档案的整理和归档要求

      一、根据声像材料载体的特点,归档的材料必须完整、准确、系统。声像材料形成部门的承办人员,把应归档的声像材料收集齐全,协助部门的兼职档案员进行分类、整理归档。照片档案由摄影者以半年或一年为单位整理完毕移交综合档案室。

      二、录音、录像材料以盒或盘作为保管单位,按照归档的先后次序,编流水号,编号后登记目录。

      第五十二条  声像档案的管理和利用

        一、声像档案由档案室集中统一管理,要定期检查,对多次使用已污损的声像档案要及时复制。

      二、编制声像档案目录,账簿等,为查找利用提供方便。

      三、声像档案的借阅、利用必须严格执行《档案借阅制度》。

      四、被利用的声像档案不得转借、翻录,用后及时归还。

   

第十三章  基本建设档案的管理

   

      第五十三条  基本建设档案是机关档案的重要组成部分,必须由机关综合档案室集中管理,确保档案资料的完整与安全及有效利用。

      第五十四条  基本建设档案归档范围

     具体归档范围按本机关制定的《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。

      第五十五条  基本建设档案资料的归档要求

      一、竣工图是工程的实际反映,是工程的重要档案,工程承包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,施工单位不按时提交合格竣工图,不算全面完成任务,并应承担责任。

      二、负责基本建设项目的部门,对基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。在项目申请立项时,即应指派专人负责进行文件材料的积累、整理、审查工作,项目竣工验收时,完成文件材料的归档验收工作。

      三、负责基本建设项目的部门,在工程竣工验收后,交付使用前,应将工程建设的全部档案移交机关综合档案室,并严格履行移交手续。

     四、机关综合档案室负责对基本建设技术文件材料的收集、整理、立卷、归档的督促、检查和业务指导工作。

      五、基本建设档案必须齐全、完整、准确、系统,建筑物与图纸相符。

      六、档案材料规格要统一,图面要整齐,字迹要清楚,不得用圆珠笔、铅笔绘制和更改。

      第五十六条  基本建设档案的管理、利用和鉴定。

      一、定期对基本建设档案进行核查,做到账物一致。严格档案保管规定,搞好基本建设档案的保护工作,确保档案的完整与安全。

      二、基本建设档案的利用,按本机关制定的《档案借阅制度》办理利用手续。

      三、搞好基本建设档案的利用工作,编制各种检索工具,及时提供利用,并做好利用登记和利用效果登记。

      四、基本建设档案要严格按保管期限表定期进行鉴定,对已失去保存价值的基本建设档案,严格按本机关制定的《档案鉴定和销毁制度》指定专人销毁。

   

第十四章  稽查档案的管理

   

      第五十七条  税务稽查档案是税务稽查机关在执行公务活动中,对依法查处的税务违法案件所产生的各种文书、取得的证据及其他与案件有关的各类资料经过整理后形成的历史记录。

      第五十八条  税务稽查档案的归档范围

  税务稽查资料按其资料内容划分,包括以下几类资料:工作报告、法律文书、往来文书、有关证据资料、批复、请示、重要法规性文件

      第五十九条  税务稽查案卷的立卷归档

      一、税务稽查案件,应于结案后的60日内,经审理部门审核无误后,立卷归档。按照德宏州地方税务局税收执法及行政管理责任制要求于结案60日后或年度终了后1个月内,按规定的时间将税务稽查案卷和其他有关稽查资料移交档案管理岗按归档要求,建立分户或专项档案。

      二、税务稽查案卷应当按照稽查对象分别装订立卷,一案一卷,统一编号,做到资料齐全,顺序规范,目录清晰,装订整齐。

      第六十条  税务稽查案卷的保管期限

      税务稽查档案的保管期限分为永久、30年、10年三种。

      凡定性为偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、伪造、倒卖、虚开、非法代开发票、私印、伪造发票监制章、发票防伪专用品等并进行了行政处罚的案件,其案卷保管期限为永久。

     对一般性税务行政处罚的案件,其案卷保管期限为30年。    只补税未进行税务行政处罚的案件或者经查实给予退税的案件,其案卷保管期限为10年。

   

第十五章   

   

      第六十一条  本办法由德宏州地方税务局办公室负责解释。

    第六十二条本办法自201411日起执行。在此之前制定的《德宏州地方税务局档案管理办法》同时废止。



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